総務人事の役に立つExcel技：文字列の足算

総務人事の役に立つExcel技：文字列の加減算

今回から、大量のデータを取り扱うことが多い総務人事担当者のために、知っておくと便利なExcelの関数などをご紹介していきます。

第1回目は　文字列の加減算　です。

「姓」と「名」が分かれている人事データを、「姓名」に変換するとき、皆さんどうやっていますか？
数値を足す場合に「＋」を使うのは常識ですが、文字列の足し算＝文字列を連結するときは「＆」を使います。

姓と名の間にスペースを入れたい場合は、
　＝Ａ２＆”　”＆Ｂ２
と、文字列をあらわすダブルクォーテーションでスペースを挟み、＆で連結しましょう。

逆に文字列の引き算はどうしたらよいでしょう？
「姓　名」というデータから「姓」と「名」を取り出すには４つの関数を使います。
・文字列の左から文字を取り出す関数：LEFT
書式：=LEFT(文字列、文字数）
・文字列の右から文字を取り出す関数：RIGHT
書式：=RIGHT(文字列,文字数)
・文字列の何文字目に探したい文字が入っているか調べる関数：SEARCH
書式：=SEARCH(探したい文字、探す対象、何文字目から探すか）
・文字列の長さを調べる関数：LEN
書式：=LEN(文字列)

姓と名を取り出す前に、間のスペースを統一しましょう。スペースに全角と半角が混じっているとSEARCH関数でうまく探せません。
対象の列を選択しておいて、「置換」を使って「検索する文字列」に半角スペース、「置換後の文字列」に全角スペースを入れて「すべて置換」を押すと、全て全角スペースに統一されます。全角・半角を逆にすれば半角に統一されます。

さて、では「姓」を取り出してみましょう。
LEFT関数でスペースの前の文字まで取り出せばよいので、こうなります。

「名」を取り出すのは、ちょっと難しくなります。
RIGHT関数で右からスペースの後を取り出せばよいのですが、何文字でしょう？
全体の文字数からスペースまでの文字数を引いた文字数だけ取り出せばよいので、こうなります。

いかがでしたか？
ミドルネームのあるデータを扱う方は、MID関数を使ってもう少し応用を利かせるとミドルネームも取り出せますので挑戦してみてください。

今日はこれくらいで、と思いましたが、もう一つTipsを。

データベースから取り出したCSVデータをExcelに取り込んだとき、セルの表示形式が「文字列」にされてしまうことがあります。この列の右側に列を挿入して数式を入れても、数式が文字列として保存されるため計算が行なわれません。そんなときは列のセルの表示形式を「標準」に変更しましょう。

では、総務人事担当者のお役に立てれば幸いです。