総務人事の役に立つExcel技：リストを合体

従業員リスト　と　部署リスト　があるとします。

図１・２

従業員リストには部署名ではなく部署コードが入っていますが、これでは分かりにくいので、部署リストと合体させてみましょう。

垂直参照関数：VLOOKUPという関数を使います。
Vertical＝垂直･･･縦に並んでいるリストから探し出す関数です。

経験上、総務人事では、よく使う関数です。
SQLを使ってデータベースのテーブルから直接データを引っ張り出すことができる人には必要ないかも知れませんが、何でもとりあえずCSVに出力してExcelで加工しようという場合には重宝する関数です。

書式：=VLOOKUP(検索値 , 範囲 , 列番号 , 検索の型)

検索値：リストから探す値
範囲：探すリスト
列番号：リストから取り出す値が入っている列番号(左端が1)
検索の型(省略可能)：
　・TRUE：探すリストに検索値が無い場合は検索値を超えない最大値を返す。
　　ただし、探すリストは左端列で昇順になっている必要がある。
　・FALSE：探すリストに検索値が無い場合は＃N/Aエラーになる。
　省略した場合はTRUEを指定したものとみなされる

引数が多くて文章で書くと分かりにくいので、サンプルを見てください。
部署リストは、一番左の列に部署コードが入っていて、部署コード順に並んでいます。

図３

あとで数式をコピーするときに、探すリストの範囲がずれてしまうのを防ぐため、範囲を選択するときには[F4]キーを押して絶対参照にしましょう。
https://support.microsoft.com/ja-jp/office/dfec08cd-ae65-4f56-839e-5f0d8d0baca9
この数式を言葉で表すと、

佐藤一郎さんの部署名を、C2に入っている部署コードを検索値として、部署リストを検索し、部署リストの左から2番目の列に入っている値を取り出す

と、なります。

あとは、以前やった　[Ctrl]＋[Ｄ]　の魔法で下にコピーしましょう。

VLOOKUPと対になる水平参照関数HLOOKUPというものもありますが、探すリストが横型になっただけで、使い方はVLOOKUPと一緒です。
（私はHLOOKUP関数は使ったことありませんが）

では、総務人事担当者のお役に立てれば幸いです。


★これまでの連載はこちら
●総務人事の役に立つExcel技：年齢を計算する
http://trust-family.co.jp/news_det.php?id=19
●総務人事の役に立つExcel技：文字列の引算(2)
http://trust-family.co.jp/news_det.php?id=14
●総務人事の役に立つExcel技：文字列の引算(1)
http://trust-family.co.jp/news_det.php?id=10
●総務人事の役に立つExcel技：文字列の足算
http://trust-family.co.jp/news_det.php?id=8