総務人事の役に立つExcel技：文字列の引算(1)

第2回目は　文字列の引算　です。

　前回は「姓」と「名」を足算して「姓　名」をつくりましたが、今回は逆に「姓　名」から「姓」を取り出してみましょう。

「姓　名」というデータから「姓」を取り出すには２つの関数を使います。
・文字列の左から文字を取り出す関数：LEFT
書式：=LEFT(文字列、文字数）
・文字列の何文字目に探したい文字が入っているか調べる関数：SEARCH
書式：=SEARCH(探したい文字、探す対象、何文字目から探すか）

　まず「姓」を取り出す前に、間のスペースを統一しましょう。スペースに全角と半角が混じっているとSEARCH関数でうまく探せません。
対象の列を選択しておいて、「置換」を使って「検索する文字列」に半角スペース、「置換後の文字列」に全角スペースを入れて「すべて置換」を押すと、全て全角スペースに統一されます。全角・半角を逆にすれば半角に統一されます。

さて、では「姓」を取り出してみましょう。
LEFT関数でスペースの前の文字まで取り出せばよいので、こうなります。↓画像

この数式を言葉で書くと、
「セルＡ２の一文字目から何文字目にスペースが入っているか数えて、そのスペースの一つ前までの文字をセルＡ２の左から取り出す。」
という意味になっています。

　あとはセルの右下の四角「フィルハンドル」を下にドラッグすれば、数式を下にコピーすることが出来ます。
　ノートパソコンのタッチパッドなどドラッグがやりにくい場合は、数式をコピーしたい範囲＝上図でいうとＣ２からコピーしたいところまでを選択状態にしておいて、キーボードの[Ctrl]キーを押しながら[D]を押しましょう。
「コントロール　ダウン」と唱えながら押すと、魔法のように数式が下にコピーされます。

「コントロール　ライト」と、右にコピーする魔法[Ctrl]＋[R]もあります。
普段マウスを使う方も、キーボードからマウスへ手を動かす手間が省けるので、細かいことですが生産性が上がりますし、ちょっと上級者っぽく見えます（笑）

では、総務人事担当者のお役に立てれば幸いです。
次回は「姓　名」のデータから「名」を取り出す方法です。

★前回は、こちら
●総務人事の役に立つExcel技：文字列の足算
http://trust-family.co.jp/news_det.php?id=8